3 Min. Lesezeit · NEXLEAD Ratgeber
onOffice gehört zu den etabliertesten Maklerverwaltungssystemen im deutschsprachigen Raum und wird von vielen Büros seit Jahren eingesetzt. Trotzdem stellen sich manche Makler die Frage nach Alternativen, sei es wegen der Kosten, der Komplexität bei kleineren Teams oder weil einzelne Prozesse im Alltag fehlen. Dabei lohnt sich zunächst eine Unterscheidung: Geht es um einen vollständigen Systemwechsel oder um eine Lücke, die onOffice grundsätzlich offen lässt, unabhängig davon, welches CRM im Einsatz ist? Dieser Beitrag ordnet beide Fragen ein.
Die Gründe für die Suche nach einer Alternative zu onOffice sind unterschiedlich. Manche Büros empfinden den Funktionsumfang für ihre Grösse als zu umfangreich und damit unnötig komplex, andere stossen an Grenzen bei einzelnen Modulen oder suchen nach einem moderneren Interface. Auch das Preismodell, das sich nach Nutzerzahl und gebuchten Modulen richtet, spielt bei kleineren Büros eine Rolle, weil die Gesamtkosten mit wachsendem Team steigen.
Bevor ein Wechsel angegangen wird, lohnt sich die Frage, welches konkrete Problem gelöst werden soll. Ein Systemwechsel bei einem etablierten CRM ist mit Aufwand verbunden, von der Datenmigration über die Neueinrichtung der Portal-Schnittstellen bis zur Einarbeitung des Teams. Wenn der eigentliche Schmerzpunkt nicht die Kundenverwaltung selbst ist, sondern beispielsweise die Reaktionszeit auf neue Anfragen, führt ein vollständiger Systemwechsel nicht zwangsläufig zum gewünschten Ergebnis.
Als direkte Alternativen zu onOffice werden im deutschsprachigen Raum am häufigsten Propstack und FlowFact genannt. Propstack positioniert sich mit einem moderneren, cloudbasierten Interface und wird oft von Büros gewählt, die Wert auf eine übersichtliche Oberfläche legen. FlowFact deckt ähnlich wie onOffice ein breites Funktionsspektrum von Objektverwaltung bis Marketing ab. Beide Systeme verfügen über Portal-Anbindungen und werden seit Jahren im Markt eingesetzt, die konkrete Ausstattung unterscheidet sich je nach gebuchtem Paket.
Daneben gibt es kleinere, spezialisierte Anbieter, die sich auf einzelne Nischen konzentrieren, etwa auf bestimmte Maklertypen oder Regionen. Für Büros mit sehr spezifischen Anforderungen kann sich ein Blick auf diese Nischenanbieter lohnen, allerdings ist der Funktionsumfang meist enger begrenzt als bei den etablierten Gesamtsystemen. Ein direkter Funktionsvergleich vor der Entscheidung ist in jedem Fall sinnvoll, da sich die Anbieter in Details wie Provisionsabrechnung oder Schnittstellentiefe unterscheiden.
Nicht jede Unzufriedenheit mit onOffice erfordert einen Systemwechsel. Ein CRM speichert Anfragen. NEXLEAD arbeitet sie ab. Diese Aufgabenteilung gilt unabhängig davon, welches CRM im Büro eingesetzt wird. Wenn der eigentliche Engpass die erste Reaktion auf eine Portalanfrage oder die Vorqualifizierung von Interessenten ist, löst ein neues CRM dieses Problem in der Regel nicht, weil auch ein alternatives System die Anfrage zunächst nur speichert.
NEXLEAD, der digitale Mitarbeiter für Immobilienmakler, setzt an dieser Stelle an, unabhängig vom bestehenden CRM. Es ersetzt onOffice nicht, sondern übernimmt den Schritt davor: die erste Antwort auf eine Anfrage und die Vorqualifizierung, bevor ein Termin vereinbart wird. Für Büros, die mit onOffice grundsätzlich zufrieden sind, aber die Reaktionszeit verbessern wollen, ist das eine Ergänzung statt eines Wechsels. Für Büros, deren Unzufriedenheit tiefer bei der Kundenverwaltung selbst liegt, bleibt ein Vergleich mit Alternativen wie Propstack oder FlowFact der richtige Weg.
Drei Fragen helfen bei der Einordnung: Liegt das Problem bei der Objektverwaltung, den Kosten oder der Bedienbarkeit, dann ist ein CRM-Vergleich der richtige Ansatz. Liegt das Problem bei der Geschwindigkeit der ersten Reaktion auf Anfragen, hilft ein Systemwechsel allein meist wenig. Und drittens: Wie hoch ist der Aufwand für eine Migration im Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen, gerade wenn Portal-Schnittstellen und Datenbestände seit Jahren gewachsen sind.
Beim Datenschutz gilt für Schweizer Maklerbüros in erster Linie das nDSG, ergänzend die DSGVO bei Kontakten mit Bezug zur EU. Das gilt unabhängig davon, ob ein bestehendes System beibehalten, gewechselt oder um eine zusätzliche Ebene ergänzt wird. Wichtig ist in jedem Fall, dass nachvollziehbar dokumentiert ist, wo und wie lange Kundendaten gespeichert werden.
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