3 Min. Lesezeit · NEXLEAD Ratgeber
Ein CRM gehoert für die meisten Maklerbüros zur Grundausstattung, doch die Auswahl auf dem Markt ist unübersichtlich. Etablierte Systeme wie onOffice, Propstack oder FlowFact unterscheiden sich in Funktionsumfang, Preismodell und Integrationsmöglichkeiten, dazu kommen generische CRMs, die nicht speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurden. Ein direkter Vergleich ist schwierig, weil die Anbieter unterschiedliche Schwerpunkte setzen und selten alle Details öffentlich dokumentieren. Dieser Beitrag ordnet die Kategorien ein und zeigt, welche Kriterien bei der Auswahl tatsächlich relevant sind.
Im Kern verwaltet ein CRM für Immobilienmakler drei Dinge: Objektdaten, Kontakte und die Kommunikation dazwischen. Dazu gehören Exposé-Erstellung, die Zuordnung von Interessenten zu Objekten, die Dokumentation von Besichtigungen und häufig auch eine Anbindung an Immobilienportale wie Homegate oder Immoscout24, damit neue Anfragen automatisch im System landen, statt einzeln per E-Mail nachverfolgt zu werden.
Die Tiefe dieser Funktionen unterscheidet sich stark zwischen den Anbietern. Manche Systeme decken zusätzlich Buchhaltung, Provisionsabrechnung oder Marketing-Module ab, andere konzentrieren sich bewusst auf die Kernverwaltung und lassen Zusatzfunktionen über Schnittstellen zu Drittanbietern offen. Welcher Ansatz passt, hängt von der Grösse des Büros und davon ab, wie viele Prozesse bereits mit anderen Tools abgedeckt sind. Ein Einzelbüro mit wenigen Mandaten hat andere Anforderungen an ein CRM als ein Team mit mehreren Standorten, das eine einheitliche Datenbasis über alle Mitarbeitenden hinweg braucht.
onOffice und FlowFact zählen im deutschsprachigen Raum zu den am weitesten verbreiteten Maklerverwaltungssystemen und decken ein breites Spektrum an Funktionen ab, von der Objektverwaltung bis zu Marketing-Modulen. Propstack positioniert sich mit einem moderneren Interface und wird häufig von Büros gewählt, die Wert auf eine übersichtliche Cloud-Oberfläche legen. Alle drei sind seit Jahren am Markt etabliert und verfügen über Portal-Schnittstellen sowie Partnerprogramme mit weiteren Branchentools. Die konkrete Ausstattung, etwa welche Portale direkt angebunden sind oder wie die Provisionsabrechnung abgebildet wird, unterscheidet sich dabei je nach gebuchtem Paket, weshalb ein Blick in die aktuelle Leistungsübersicht des jeweiligen Anbieters sinnvoll ist.
Daneben nutzen manche Büros generische CRM-Plattformen wie HubSpot oder Pipedrive, die nicht auf die Immobilienbranche zugeschnitten sind, dafür aber mehr Flexibilität bei der individuellen Konfiguration bieten. Der Aufwand für die Einrichtung ist dabei in der Regel höher, weil branchenspezifische Funktionen wie Objektverwaltung oder Portal-Anbindung erst über Zusatzmodule oder eigene Anpassungen nachgebaut werden müssen. Für Büros mit eigener technischer Betreuung oder sehr spezifischen Prozessen kann sich dieser Mehraufwand lohnen, für die meisten Maklerbüros ist ein auf die Branche zugeschnittenes System jedoch der pragmatischere Startpunkt.
Vier Punkte sind in der Praxis entscheidend: die Anbindung an die für das eigene Büro relevanten Portale, die Frage, ob das System cloudbasiert oder lokal betrieben wird, die Übersichtlichkeit bei wachsender Kontakt- und Objektzahl, und das Preismodell. Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, andere nach Funktionsumfang oder Objektzahl, was Vergleiche zwischen den Systemen zusätzlich erschwert. Ein Angebot direkt beim Anbieter einzuholen, ist meist der zuverlässigste Weg zu einer belastbaren Preiseinschätzung.
Beim Datenschutz gilt für Schweizer Maklerbüros in erster Linie das nDSG, ergänzend die DSGVO bei Kontakten mit Bezug zur EU. Ein CRM sollte dokumentieren können, wo und wie lange Kundendaten gespeichert werden, und Auskunfts- sowie Löschanfragen technisch unterstützen. Diese Anforderung wird bei der Auswahl oft erst spät geprüft, obwohl sie sich direkt auf die Wahl zwischen Cloud-Lösung und lokalem Server auswirken kann.
Ein CRM speichert Anfragen. NEXLEAD arbeitet sie ab. Unabhängig davon, welches CRM ein Büro einsetzt, bleibt die erste Reaktion auf eine neue Portalanfrage ein manueller Schritt, sofern kein zusätzliches System davor geschaltet ist. NEXLEAD, der digitale Mitarbeiter für Immobilienmakler, setzt genau dort an: bei der ersten Antwort und der Vorqualifizierung, bevor die Anfrage überhaupt im CRM landet. Es ersetzt damit kein bestehendes System, sondern ergänzt es an der Stelle, an der viele CRM-Vergleiche aufhören: dem Moment, in dem eine Anfrage eingeht und schnell beantwortet werden muss.
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